Forside » Børn & unge » Styring og sagsbehandling » Indsatser » DUBU - et IT-fagsystem til sagsbehandlere

DUBU - et IT-fagsystem til sagsbehandlere

DUBU er et IT-system til sagsbehandlere, der arbejder med udsatte børn og unge. Systemet understøtter metodisk arbejde og lovmedholdighed i sager vedr. udsatte børn og unge.

 | Socialstyrelsen 

DUBU-systemet understøtter kvalitet i sagsbehandlingen på området udsatte børn og unge samt leverer ledelsesinformation til kommunale ledere.

DUBU baserer sig på Integrated Children´s System - ICS-metoden, der er en socialfaglig metode til sagsbehandlerens arbejde med barnet og familien. DUBU understøtter en metodisk og lovmedholdelig tilgang til sagsbehandlingen fra modtagelse af underretningen til gennemførelse af den børnefaglige undersøgelse og videre til udarbejdelse af handleplanen.

Den enkelte sagsbehandler guides i DUBU-systemet gennem henvisninger til forskellige sagstrin ved hjælp af adviser og afkrydsninger, der sikrer at lovmæssige og metodiske krav til sagsbehandlingen overholdes. Derudover bidrager DUBU til, at sagsbehandleren arbejder helhedsorienteret og  kommer rundt om de relevante forhold, som er en del af ICS-trekanten

Med DUBU-systemet er der direkte adgang til ledelsesinformation, hvorved den interne dialog i kommunen om indsatser og økonomiske prioriteringer kan foregå på et oplyst socialfagligt grundlag. DUBU giver ledelsen overblik over antal af sager og udgifter på dem.

DUBU-systemet er kravspecificeret i et samarbejde mellem det daværende Social- og Integrationsministerium (nuværende Ministerium for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold), KL og en række kommuner og udviklet i samarbejde mellem KOMBIT og IBM med inddragelse af kommunale sagsbehandlere. Udbud og drift af det samlede it-system varetages af KOMBIT A/S.

Kilder:

KOMBIT - Information om DUBU og hvordan man tilmelder sig som kommune

Socialstyrelsens ICS Metodesekretariat

Læs hele artiklen

Målgruppe

Den primære målgruppe for DUBU er udsatte børn og unge, som har en social sag i kommunen.  Systemet er udviklet, så det både kan anvendes i forhold til børn og unge med funktionsnedsættelse og i forhold til socialt udsatte børn og unge.

Den sekundere målgruppe for DUBU-systemet er kommunale sagsbehandlere, som arbejder med udsatte børn og unge i aldersgruppen 0-23 år.

Den tertiære målgruppe for DUBU er kommunale ledere med personaleansvar og økonomisk beslutningskompetence, som varetager ledelsestilsyn i børnesager samt administrative medarbejdere med ansvar for budgetter, økonomiopfølgning og statistiske indberetninger.

Kilder

KOMBIT - Information om DUBU

Metode

DUBU er bygget på ICS-metoden og afspejler derfor metodens teoretiske fundament og begrebsapparat. Systemet sikrer, at de vigtigste konklusioner og informationer bliver overført fra én sagsfase til den næste. Derudover understøtter DUBU sagsbehandlerne i, at de lovgivningsmæssige krav og frister bliver overholdt.

Udvikling af DUBU-systemet blev sat i gang med henblik på at styrke en metodisk velfunderet socialfaglig indsats i arbejdet med udsatte børn og unge.  Målene med DUBU er defineret af KL på det politiske niveau (KL, 2011) og omfatter nedenstående:

  • Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen.
  • Lettelse af den administrative byrde for sagsbehandlerne.
  • Mere systematik i sagsbehandlingen.
  • Integration af socialfaglige og økonomiske overvejelser.
  • Større sammenhæng mellem behov og tilbud.
  • Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder.

Baggrund

Baggrunden for udviklingen af DUBU er et ønske om at sikre en bedre sagsbehandling og styring på området blandt andet ved at udnytte mulighederne ved digitalisering. Derudover er intentionen med DUBU at bidrage til sænkning af udgifter til udsatte børn og unge ved at skabe et tilstrækkeligt overblik over sager. Der har desuden været behov for en styrket indsats i forhold til den eksisterende administrative praksis samt for at forbedre det kommunale samarbejde.

Vurderingen fra både regeringen og de kommunale parter har været, at der med implementeringen af DUBU var gode muligheder for at understøtte en mere målrettet indsats overfor de udsatte børn og unge, kombineret med en økonomisk styring gennem indførelse af digitale løsninger. Vurderingen har ligeledes været, at de eksisterende sagsbehandlingsværktøjer ikke har været tilstrækkelige.

DUBU-systemet indeholder følgende elementer:

  • Sagsstyringsmodul, der guider sagsbehandleren igennem lovgivningens krav med mulighed for at supplere med lokale kvalitetsstandarder.
  • Statistik, som kan trækkes ud via søgninger og give kommunen mulighed for ledelsesinformation på alle niveauer (politikere, ledere og medarbejdere).
  • Delvist automatisk journalark, så alle væsentlige hændelser ”stemples ind” og dokumenteres.
  • ICS (Integrated Children´s System) modul, der sikrer rammerne for sagsbehandlerens arbejde med den faglige metodik i udredning af barnet og familien.
  • Sammenhæng til dokumenthåndteringssystemer, så alle dokumenter gemmes et sted og sagsbehandleren kun skal arbejde i et system.
  • Sammenhæng til tilbudsportal, så konkrete anbringelsessteder kan indgå direkte i visitationen.
  • Automatisk opsamling og indberetning af statistik til lokalt brug og til Ankestyrelsen (anbringelsesstatistikken og underretningsstatistikken) og Danmarks Statistik.
  • Sammenhæng til økonomisystemer, så man kan sammenholde forventet og faktisk forbrug på den enkelte sag og generelt.
  • Sammenhæng til cpr-registeret, som sikrer at sager, registreret tidligere i andre DUBU-kommuner, kan identificeres. 

Den enkelte sagsbehandler guides i DUBU-systemet gennem et forløb, der sikrer, at formelle krav til sagsbehandlingen overholdes og at der følges en systematik, så man kommer rundt om de relevante forhold.

Sagsbehandleren mindes om frister og opgaver og får i det hele taget overblik over sine sager og hvor langt de er. Herved reduceres risikoen for fejl og sagerne bliver bedre belyst til gavn for både barnet, forældrene og sagsbehandleren.

Kilder

KOMBIT - Information om DUBU, udbudsprocessen og hvordan man tilmelder sig som kommune

KL (2011): Fælleskommunal digitaliseringsstrategi (pdf)

Implementering

DUBU blev lanceret i 2011 med 43 deltagende kommuner. I foråret 2015 har KOMBIT licensaftale med 73 kommuner, som enten anvender DUBU eller er i begyndelsen af deres implementeringsproces.

KOMBIT har indgået kontrakt med IBM ultimo 2010. IBM står for gennemføring at tekniske ændringer og it-drift af systemet.

Implementering af DUBU i kommunerne gennemføres med støtte fra KOMBIT, som assisterer ved udarbejdelse af kommunal implementeringsstrategi og kommuneplan vedr. DUBU. Derudover står KOMBIT for ledernetværk angående DUBU med henblik på at styrke erfarings- og vidensudveksling blandt kommunale ledere.

Socialstyrelsen er involveret i implementering af DUBU indirekte – gennem sikring af ICS-implementering i potentielle DUBU-kommuner. Det er vigtigt for kommunerne at implementere ICS, før de går i gang med implementering af it-systemet.

Udover det har Socialstyrelsen stået for tildeling af puljemidler til implementering af DUBU eller tilsvarende it-system mellem 2013-2015. Ansøgningspuljen var annonceret.

Et fælles tiltag i forhold til implementering af ICS og DUBU er Det nationale ICS og DUBU superbrugerseminar, som afholdes en gang om året med henblik på at give ICS og DUBU superbrugere den nyeste viden på området og inspiration fra den kommunale praksis samt bidrage til udvikling og vedligeholdelse af superbrugernetværk.

Kilder

KOMBIT - Information om DUBU, udbudsprocessen og hvordan man tilmelder sig som kommune

Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale forhold (2015): Overgrebspakken – Børn skal altid beskyttes; Vejledning til ansøgningspuljen Implementering af DUBU eller tilsvarende it-system (pdf)

Effekt

Der er på nuværende tidspunkt ikke gennemført en uafhængig evaluering af DUBU. 

Økonomi

Kommunerne, som har valgt at anvende DUBU, betaler KOMBIT for DUBU-licens. DUBU-licensen koster i gennemsnittet 10,5 kr. pr. indbygger pr. år.

I forhold til økonomiske udgifter på DUBU-området kan man hente inspiration og viden i de anbefalinger, som er udarbejdet af KL i 2012 (KL, 2012). KL anbefaler, at den enkelte kommune afsætter ressourcer til en projektleder (6 måneder forud for idriftsættelse) og etablerer en styregruppe. Derudover skal kommunerne vælge DUBU superbrugere, som skal gennemføre kurset i DUBU og stå for lokale uddannelsesaktiviteter. Efterfølgende forventes DUBU superbrugerne at bruge ca. 1-2 timer pr. dag den første måned efter at hele afdelingen i kommunen tager DUBU i brug. Her efter forventes tidsforbruget at falde til et par timer om ugen. Ydermere skal superbrugerne have mulighed for at deltage i det nationale ICS og DUBU superbrugerseminar, som afholdes en gang om året.

Det forventes derudover at alle medarbejdere afsætter tid til at lægge eksisterende sager/data i DUBU.

Kilder

KOMBIT - Information om DUBU, udbudsprocessen og hvordan man tilmelder sig som kommune

KL (2012): DUBU – digitalisering af området for udsatte børn og unge; Ofte stillede spørgsmål

Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale forhold (2015): Overgrebspakken – Børn skal altid beskyttes; Vejledning til ansøgningspuljen Implementering af DUBU eller tilsvarende it-system (pdf)

Publiceret: 14.11.2013. Sidst opdateret: 13.09.2017