Forside » Resultatdokumentation » Planlægning

Planlægning af dokumentationsarbejdet - Hvad skal vi gøre?

Håndbogens kapitel 3 beskriver tredje fase i arbejdet med resultatdokumentation.

I tredje fase fastlægger i, hvordan I vil dokumentere jeres indsatser. Formålet er at sikre, at I har en klar plan for, hvordan I vil gribe dokumentationsarbejdet an. Dette arbejde er tæt koblet til de overvejelser, I allerede har gjort jer om en strategi for arbejdet med dokumentation (jf. fase 1) og med beskrivelsen af jeres indsatser (jf. fase 2

Kapitel 3 planlægning

Den fulde beskrivelse af faserne findes i håndbogen, som kan downloades her. 

Kapitel 3 har til formål at hjælpe jer til at designe, hvordan I vil dokumentere og evaluere jeres indsatser, og at:

  • vælge dokumentationsredskab
  • afklare, hvem der skal indsamle data
  • afklare, hvordan indsamlingen skal foregå
  • afklare, hvornår den skal foregå.

Huskeliste til planlægning af dokumentationsarbejdet

Kapitlet 3 giver jer et indblik i, hvad I skal være opmærksomme på, når I planlægger dokumentationsarbejdet. Vær bl.a. opmærksom på om,

  • I har identificeret jeres vidensbehov?
  • I har besluttet jer for, hvilke former for målinger I vil benytte jer af (målgruppebeskrivelse, progressionsmålinger eller resultatmålinger?)
  • I har valgt et eller flere redskaber til at understøtte jeres dokumentationsindsamling?
  • I har afklaret andre relevante videnskilder, der kan styrke jeres dokumentation?
  • I har taget stilling til, hvilke indsamlingsmetoder der bedst understøtter jeres dokumentationsarbejde?
  • I har lavet en konkret, samlet plan for indsamlingen, der fastlægger ansvar og roller, herunder hvem der skal indsamle dokumentationen, hvordan det skal gøres, og hvornår det skal gøres?
  • I har planlagt, hvordan borgerne skal involveres i indsamlingen og anvendelsen af dokumentationen?
  • I har planlagt, hvordan og i hvilke sammenhænge I vil anvende dokumentationen?

Værktøjer

Download værktøj til udarbejdelse af strategi for indsamling af dokumentationVærktøjet består af refleksionsspørgsmål, som kan hjælpe jer til at udarbejde jeres strategi. 

Download værktøj til udvælgelse af redskab til indsamling af dokumentationVærktøjet kan hjælpe jer med at prioritere, hvilke egenskaber I ønsker for jeres dokumentations-redskab. Det understøtter jer efterfølgende i at bruge denne prioritering til at vælge et redskab.

Download værktøj til planlægning af dataindsamling og anvendelse af dokumentation. Værktøjet er et skema med refleksionsspørgsmål, der kan hjælpe jer til at fastlægge rammerne for jeres dokumentationsarbejde.

Læs hele artiklen

Sådan har Aarhus Kommune arbejdet med dokumentation

Aarhus Kommune er ved at gøre sig erfaringer med at bruge mål som en del af deres dokumentation af resultater på området for voksne med handicap. Det gør de ved at bruge en standardiseret skala, som gør det muligt at have mål, som kan sammenlignes på tværs, på trods af at borgernes konkrete mål er individuelle.

Aarhus Kommune har indtil videre pilottestet deres koncept for området for voksne med handicap på myndighedsområdet, Neuro/Fysisk Handicapcenter (borgere med erhvervet hjerneskade) og Bocenter Syd-Vest (borgere med udviklingshæmning).

Aarhus Kommune vil bruge dokumentation som et pædagogisk redskab

Faglig koordinator Allan H. Andersen fortæller: ”Ved at dokumentere vores resultater ønsker vi at sætte fokus på, hvordan borgerne har det før, under og efter vores indsats. Vi vil primært bruge dokumentationen som et pædagogisk redskab til at vise den enkelte borgers færdigheder og kompetencer og udvikling af dem. Det giver borgeren en enkel, let overskuelig og visuel beskrivelse heraf. Derudover giver resultatdokumentation os mulighed for at følge borgernes udvikling eller vedligeholdelse af færdigheder og kompetencer på forskellige aggregerede niveauer.”

På området for voksne med handicap i Aarhus Kommune vurderer borgeren og kontaktpersonen i dialog borgerens ressourcer og støttebehov på måledimensionerne i VUM ved hjælp af en standardiseret skala fra 0-4. Samtidig opstiller de mål for, hvad status (eller scoren) skal være ved næste progressionsmåling. Det gør de for de dimensioner, som borger og medarbejder skal arbejde med i perioden.

Aarhus kommuner arbejder både kvalitativt og kvantitativt

”Vi arbejder både kvalitativt og kvantitativt med status og mål”, fortæller Allan H. Andersen. Han bruger et eksempel til at understrege sin pointe: ”Vi har en borger, der er bange for at falde i badet og derfor har brug for hjælp fra personalet til at forflytte sig fra kørestolen til badestolen og tilbage igen. Han vasker og tørrer selv hele kroppen, men har svært ved at vaske og tørre sine fødder og mellem tæerne. Han er bange for at få overbalance på det glatte gulv, når han bukker sig ned. Borgeren klarer selv påklædning og almindelig kropspleje som barbering og tandbørstning, når han er kommet tilbage i sin kørestol. I dialog har borger og medarbejder vurderet, at disse ressourcer og støttebehov svarer til en score på 2, som betyder, at borgeren har moderate ressourcer og brug for nogen støtte.”

”Borgeren ønsker at arbejde med sin egenomsorg, fordi han ikke bryder sig om, at personalet skal se ham uden tøj. Målet er derfor, at han skal blive i stand til at forflytte sig mellem kørestol og badestol ved egen hjælp, så han kan klare badesituationen uden støtte. Når det lykkes, vurderer borger og medarbejder, at scoren vil være 1, som betyder, at borgeren har mange ressourcer og brug for let støtte. Målet til næste opfølgning er derfor en score på 1 på egenomsorg”, slutter Allan H. Andersen.

På denne måde kan både borger, medarbejder og myndigheden nemt se, om målene bliver nået. Det viser tallene. Samtidig kan alle parter læse, hvilken udvikling hos borgeren der har ført til, at målet er nået (eller ikke nået). Allan H. Andersen påpeger, at evalueringerne af pilotprojekterne har vist, at samspillet mellem udfører- og myndighedsområdet er en af de store fordele ved at dokumentere på denne måde. I evalueringerne har medarbejderne blandet andet udtalt: ”Fælles dialog gør, at alle byder ind med mål, samarbejdet bliver mere konstruktivt og myndighedsrådgiver kommer tættere på ... Der begynder at komme en rød tråd – et fælles sprog – også med myndighed.”

Allan H. Andersen fortæller, at erfaringerne med at arbejde på denne måde er gode: ”I evalueringerne fortæller medarbejderne, at de som pædagoger har manglet et redskab til at vise, at det, de gør, virker. De oplever, at tallene kan understøtte det i forhold til arbejdet med den enkelte borger. Samtidig peger de også på, at det giver nogle gode faglige samtaler, når de vender planerne og scorerne på deres teammøder.”

Sådan har Helsingung arbejdet med dokumentation

I Helsingung anvender man det validerede redskab Feedback-Informed Treatment (FIT), som både bruges til at målrette indsatsen og til at udvikle den enkelte medarbejders praksis.

Helsingung er Helsingør Kommunes tilbud til unge under 25 år, der har problemer med hash, alkohol og stoffer. Tilbuddet består af anonym rådgivning (forældre og unge), individuel behandling, gruppetilbud (unge og forældre) og mulighed for sparring og konsulentbistand.

Valideret redskab gør dokumentationsarbejdet overskueligt

Valget af et valideret dokumentationsredskab giver mulighed for at indsamle brugbar dokumentation om et komplekst emne ved hjælp af ganske få spørgsmål. Samtidig giver et standardiseret og udbredt redskab mulighed for på sigt at kunne sammenligne egne resultater med resultaterne fra andre tilsvarende tilbud. Dermed får Helsingung mulighed for at blive klogere på, hvilke elementer af behandlingen der lykkes, og hvor man kan udvikle sig.

At der er tale om et velafprøvet redskab har også været en fordel, da man begyndte at bruge FIT som en integreret del af det daglige arbejde: ”Vi vidste, at det virkede andre steder og at andre godt kunne finde ud af at bruge det i praksis. Det gav os en sikkerhed til at sige: ’Så kan vi også’”, fortæller Flemming W. Licht, afdelingsleder i Center for Rusmidler, Omsorg og Støtte, Helsingør Kommune.

FIT indeholder fire spørgsmål om borgerens oplevelse af indsatsens effekt og fire spørgsmål om borgerens samarbejde med behandleren. Da de begyndte at bruge FIT, havde både ledere og medarbejdere ved Helsingung deres forbehold. Det viste sig imidlertid at være uden grund: ”I starten havde vi nok lidt en fornemmelse af: Kan vi være det her bekendt? Altså, at stille de samme spørgsmål til hver samtale. Så det var en barriere, vi skabte selv. Nu bruger vi det i alle samtaler, også anonym rådgivning og til forældresamtaler, og også selv om de måske kun kommer én gang. Det er med til at sende et signal om, at vi tager folk alvorligt. Folk synes ikke det er mærkeligt – de tager det ret ligefremt og er tit gode til at give os feedback.”

Feedback-Informed Treatment sætter fokus på indsats og resultater

Flemming W. Licht fortæller, at anvendelsen af FIT har været med til at flytte fokus fra den unge til indsatsen og til behandleren: ”Vi begynder at tale om de unge på en anden måde. Tidligere, når der var en ung som stoppede, kiggede man typisk tilbage og fandt ud af, hvad den unges problem var, og konstaterede tit: ’Der er jo ikke noget at sige til, at den unge havde det svært, givet de og de omstændigheder’. Man italesatte noget hos den unge. Nu taler vi mere om, hvad vi kan gøre, og hvad vi kunne have gjort anderledes. Vi har fokus på det, vi selv gør, og den betydning det har for, hvordan indsatsen virker. Fokus er på det, vi kan gøre noget ved, nemlig vores egen indsats, i stedet for at tale om det, vi ikke kan ændre på – den unges vilkår. Vi evaluerer ikke den unge, den unge hjælper os med at evaluere den hjælp, som den unge får – ud fra et perspektiv om, hvorvidt hjælpen virker. De scorer os.”

Fremover vil man bruge den indsamlede dokumentation fra FIT til at danne et samlet overblik over de typiske forløb ved Helsingung. Det giver et godt afsæt for, at den enkelte medarbejder kan blive skarp på egne styrker og svagheder. Flemming W. Licht peger på, at man i det enkelte team kan lære af hinandens succeser og dermed skærpe kvaliteten i indsatsen. ”Når man som medarbejder har haft ca. 80 forløb, kan man bruge det som ’baseline’ – sit behandlingsmæssige ståsted – og kan sammenligne sig med kollegaer og se på, hvad det er, du gør, som virker, og hvad det er, jeg gør, som virker. Den dialog er med til at skabe en faglig udvikling i teamet.”

De indsamlede data bruges også til at dokumentere Helsingungs samlede resultater – bl.a. over for politikerne. ”Vi kan komme væk fra kun at tale om, hvorvidt borgerne er blevet stoffrie eller ej. Med de samlede data fra systemet kan vi dokumentere, at vi formår at flytte borgerne i en positiv retning.”