Forside » Resultatdokumentation » Indsamling

Indsamling af dokumentation - Hvordan skal vi gøre det?

Håndbogens kapitel 4 beskriver fjerde fase i arbejdet med resultatdokumentation.

Fjerde fase beskriver, hvordan I indsamler den dokumentation, I har brug for. Fasen har til formål at give jer et værktøj og forslag, der kan hjælpe jer til at indsamle god og pålidelig dokumentation.  

Kapitel 4 indsamling

Den fulde beskrivelse af faserne findes i håndbogen, som kan downloades her. 

Huskeliste til indsamling af dokumentation

Kapitlet giver jer et indblik i, hvad I skal være opmærksomme på, når I indsamler jeres dokumentation. Vær bl.a. opmærksom på om, 

  •  I gør, hvad I kan for at sikre, at I indsamler valid (gyldig) og reliabel (pålidelig) dokumentation?
  • der er ensartethed i medarbejdernes brug af dokumentationsredskaber?
  • der er ensartethed i medarbejdernes vurderinger af borgerne?
  • I arbejder aktivt med at sikre ensartethed i jeres dokumentationspraksis?

Værktøj

Download værktøj til at afholde en session, hvor medarbejderne vurderer borgere sammen. Værktøjet består af en drejebog for, hvordan I kan gennemføre sessionen.

Læs hele artiklen

Sådan har Fonden Føniks arbejdet med dokumentation

Fonden Føniks har organiseret dataindsamlingen, så flere medarbejdere hver især observerer og dokumenterer den enkelte unges udvikling. Det sikrer mere objektive data. Den unges egen vurdering af sin udvikling og støttebehov er også en vigtig del af Fonden Føniks’ dokumentation. Den unges involvering sikrer kvalitet i dokumentationen og giver ejerskab til processen.

Fonden Føniks er et socialpædagogisk opholdssted for unge i alderen 10-18 år. Fonden arbejder aktivt med effektmåling og resultatdokumentation og har bl.a. selv været med til at udvikle værktøjet RUN, som bruges til måling af indsatser og dokumentation af socialt arbejde.

Dokumentation skaber vidensdeling hos Fonden Føniks

I tilbuddet Føniks er alle medarbejdere i det enkelte team involveret i arbejdet med dokumentation, idet alle har ansvar for løbende at observere og nedfælde observationer om den unge. ”Der er ikke kun én medarbejder, der dokumenterer. Den enkelte unge vurderes med udgangspunkt i ICS af fem forskellige medarbejdere”, fortæller Henrik Toftgaard, pædagogisk leder af Fonden Føniks. På baggrund af den daglige dokumentation har personaleteamet dialogmøder om de unges udvikling hver anden uge, hvor observationer omsættes til målbare udviklingspunkter, som videre drøftes mellem den enkelte unge og dennes kontaktperson.

Den fælles observations- og dokumentationspraksis giver anledning til vidensdeling, hvilket Henrik Toftgaard vurderer, er en vigtig del af dokumentationsprocessen: ”Forskellige medarbejdere kan sagtens have forskellige oplevelser af og med den unge, og vurderingerne varierer derfor ofte. Det er vigtigt, at vi bliver bevidste om de forskelle, der kan være, så vi får og kan dokumentere et retvisende billede af den unge”, siger han. Der er tale om en relativt ny praksis, som bl.a. har til formål at sikre et fælles ansvar for den enkelte unge. ”Tidligere var det meget ’mine’ og ’dine’ unge. Det ville vi gerne væk fra, fordi vi arbejder mere med den systemiske tilgang, der er optaget af, at der sker påvirkning på tværs og i flere relationer. Selv om man som ung har en særlig relation til sin kontaktperson, har de øvrige medarbejdere også en betydning, og det skal vi kunne tage højde for i vores dokumentation.”

Den fælles observationspraksis er med til at styrke vidensdelingen i teamet, fortæller Henrik Toftgaard: ”Vi oplever rigtig meget tavs viden på vores felt – det er en skam. Med den her måde at gøre det på bliver man simpelthen tvunget til at give sit besyv med – det er en god måde at synliggøre og dele viden i teamet, og samtidig er det med til at udvikle vores faglighed.”

Inddragelse af borgeren i dokumentationsarbejdet

Medarbejdernes og den unges egen vurdering af sin udvikling i støttebehov er centralt i Føniks’ statusrapporter til kommunerne. De to sæt vurderinger afbilledes visuelt og kan sammenlignes direkte, fordi de er opbygget på samme parametre. ”Den unges egen vurdering afspejler den unges syn på sig selv, hvilket er en vigtig del af dokumentationen af et udviklingsforløb“, fortæller Henrik Toftgaard.

De unge inddrages ligeledes i arbejdet med at formulere de målsætninger, de evalueres ud fra. I samarbejde med kontaktpersonen udarbejder den unge såkaldte ’NUZO-aftaler’ – mål og aftaler for nærmeste udviklingszone. ”Vi ’brækker’ handleplanen op og har fokus på, hvad den unge er optaget af lige nu – drømmene, håbene og forventningerne. Det er en strukturel tilgang, hvor vi afdækker, hvad det kræver for at komme derhen. Vi taler også om, hvad den unge forventer af pædagogerne og omvendt. Vi oplever, at de unge får et meget større ejerskab af forløbet, når de inddrages i arbejdet med at opstille mål. Det er også med til at tydeliggøre deres ressourcer, og det giver os et godt afsæt for en dialog om deres udviklingsmuligheder, og hjælper dem til at reflektere over, hvad de fremadrettet ønsker at opnå”, siger Henrik Toftgaard.

Sådan arbejder Semaiskolen med dokumentation

Semaiskolen arbejder med at gøre målsætninger og tilbagemeldinger i deres dokumentationspraksis mere håndgribelige for de unge. Ved hjælp af det validerede redskab YLS/CMI og metodeskemaer arbejder ansatte og unge sammen om, at målsætningerne nås på den bedst mulige måde for den enkelte unge. Ved at bruge grafer og diagrammer i statusrapporterne opnår Semaiskolen, at tilbagemeldingerne bliver forståelige for den unge og forældrene.

Semaiskolen ligger ved Brønderslev i Nordjylland og er et privat opholdssted for udsatte børn og unge. Tilbuddet har tre afdelinger, som alle er godkendt til børn og unge i alderen 8-18 år iht. Lov om social service, § 49, stk. 2.

YSL og metodeskemaer kvalificerer indsatsen

På Semaiskolen har man forladt det dokumentationskoncept, som stedet selv havde udviklet. Nu arbejder man med det validerede redskab YLS (Youth Level of Service), der måler og dokumenterer risiko for kriminel adfærd hos unge, i kombination med et metodeskema, som løbende dokumenterer og kvalificerer den konkrete indsats over for de enkelte børn og unge.

Den første YLS udfyldes af den unges sagsbehandler i samarbejde med Semaiskolens psykolog. Scoren på den første YLS skulle gerne harmonere med det, som er beskrevet i kommunens handleplan, så store problemstillinger afspejles begge steder. Hvis der er afvigelser, kan YLS-scoren være med til at kvalificere og justere handleplanen. Der er tre afdelinger på Semaiskolen med forskellige kombinationer af risikogrupper, og YLS-scoren bruges til at kvalificere, hvilken afdeling børnene og de unge placeres på. Samtidig viser scorerne, hvilke særlige indsatsområder det enkelte barn har. Berit Buch, leder på Semaiskolen, fortæller: ”Vi skal sætte ind på de områder, der er højrisiko, og vi bruger det til at målrette vores arbejde, så der opstår den bedste kvalitet i indsatsen.” Efter de tre første måneder scores barnet eller den unge på YLS igen, og Semaiskolen går i dialog med kommunen om de særlige fokusområder, det enkelte barn har, men der er som oftest samklang i vurderingen af indsatsområderne.

Et overordnet mål som ’forbedret skolegang’ kan være svært for børn og unge at forstå og arbejde med. Derfor arbejder man på Semaiskolen med at gøre målsætningerne håndgribelige for de unge ved hjælp af metodeskemaer. ”Vi oversætter det overordnede mål til mindre målsætninger, som fx kan omhandle morgenvækning. Den unge ved bedst selv, hvordan han eller hun skal vækkes for at få den bedste start på skoledagen”, siger Berit Buch. De unge er selv med til at udarbejde metodeskemaerne og skriver skemaerne under, inden de gives til alle medarbejdere i tilbuddet. På den måde er der en konkret og målrettet plan for den enkelte, som alle medarbejdere kender og kan støtte op om på samme måde. ”Det er helt afgørende, at børnene selv er med. Det er dem, der bedst ved, hvad der fungerer for dem. Og det er en måde at sikre, at de bliver hørt og føler sig hørt. På den måde får de indflydelse. De har ikke indflydelse på, om de skal i skole, men de har indflydelse på, hvordan det skal foregå, og at de kommer derhen på en god måde”, fortæller Berit Buch.

Tekst og grafiske fremstillinger gør udviklingen håndgribelig

Semaiskolen har et dagbogssystem, hvor medarbejderne skriver dagbog for det enkelte barn hver dag og giver en score på de fokuspunkter, der er i metodeskemaet på det pågældende tidspunkt. De informationer kan trækkes ud og tages op med børnene til fx at belyse, hvad der skete i den uge, hvor noget begyndte at gå godt eller begyndte at gå mindre godt inden for et bestemt fokuspunkt.

De periodiske YLS-scoringer foretages af Semaiskolens psykolog, som også skriver udviklingsrapporterne i samarbejde med det enkelte barns kontaktperson. Berit Buch forklarer, at dokumentationen ikke er særlig tidskrævende, så snart man er fortrolig med spørgsmålene, og hvordan man indberetter det.

På Semaiskolen er man bevidst om, at afrapportering af indsatser og resultater for de unge skal være forståelig for flere målgrupper. Tilbuddet har gode erfaringer med at kombinere tekst og grafiske fremstillinger ved tilbagemeldinger på YLS. ”En graf kan ikke stå alene, men den er til gengæld et godt supplement til den klassiske og ofte teksttunge statusrapport, man sender til kommunen”, siger Berit Buch. Semaiskolen vedlægger resultater af deres YLS-scorer sidst i alle statusrapporter.   Statusrapporterne skal også være forståelige for de unge og deres forældre, og her kan den visuelle fremstilling af den unges udvikling være en fordel: ”Når man kan se udviklingen på en graf eller på søjler, så bliver det mere håndgribeligt, hvilken forskel vores indsatser gør for de unge”, forklarer Berit Buch, der oplever, at det er givende at have en anden måde at afrapportere på.

For Berit Buch giver det mening at arbejde med et valideret redskab som YLS, fordi det giver en tryghed, at redskabet er testet og valideret. ”Det handler om troværdighed, og at vi er fagligt kompetente og orienterer os mod den nyeste viden. Vi har andres børn i vores varetægt, så vi skal sikre, at vi udnytter alle de muligheder, vi har for at udvikle os.”

Sådan arbejder OK-Centret med dokumentation

På OK-Centret Enghaven er beboerne selv med til at dokumentere og evaluere deres udvikling. Med tiltaget Herre i Egen Plan har beboerne direkte adgang til den daglige dokumentation. På Enghaven har man samtidig fokus på beboernes udvikling, både mens de er indskrevet og efter endt ophold. På den måde søger man at opnå viden om indsatsernes langvarige virkninger. Herre i Egen Plan - hos OK-centret kan borgerne selv følge med i dokumentationen 

OK-Centret Enghaven ligger nær Horsens og er et bo- og behandlingstilbud til voksne med psykiatriske lidelser. Centret er stiftet af nonprofitorganisationen OK-Fonden, som ligeledes driver bl.a. plejehjem, ældreboliger og hospicer.

I OK-Centret Enghaven ønsker man at lade beboerne være eksperter i eget liv. Al dokumentation foregår i samarbejde med beboerne. Tiltaget hedder Herre i Egen Plan og indebærer også, at en del af tilbuddets beboere selv kan logge ind i det daglige dokumentationssystem og både læse, hvad medarbejderne skriver, og selv skrive i dagbogen. Det medfører ifølge centerleder Lone Lundsgård flere fordele. ”Det gode ved det er, at beboere, som ikke er gode i dialogen, kan få det ud i dagbogen. Fx de lidt stille piger – de kan få udtrykt sig meget bedre på skrift. Det betyder, at vi på den måde får en viden, som vi ellers ville have svært ved at få frem.” Tiltaget er blevet taget godt imod af såvel beboere som medarbejdere, og beboerne kan, ud over at skrive, også score sig selv i forhold til deres udvikling på de opstillede mål og delmål i deres individuelle handleplan. Via grafer er det muligt at sammenholde beboernes egne scorer med personalets.

For at beboernes aktive deltagelse i tilbuddets dokumentation skal fungere hensigtsmæssigt er det ifølge Lone Lundsgård vigtigt, at der stilles krav til både beboere og medarbejdere: ”For det første er det vigtigt at vurdere, hvilke beboere der skal have eget login. For det andet skal vi være klare om, hvad der er både relevant og nødvendigt at dokumentere.” Herudover er det ifølge Lone Lundsgård utrolig vigtigt at indgå aftaler om, at dokumentationen skal ske i et sprog, som er ensartet og forståeligt for både beboere og medarbejdere.

Dokumentationen er med til at udvikle og målrette indsatser

Beboernes udvikling måles ud fra de i handleplanen fastsatte mål, og der følges løbende op på, hvilke indsatser der virker for beboerne. Det at måle og ’score’ beboerne er en praksis, som har udviklet sig gennem de seneste 5 år. ”Førhen havde vi aldrig turdet score dem – altså sætte tal på dem. Men det gør vi nu, fordi vores fokus er på kompensation: Det handler ikke om, hvad den unge er dårlig til, men hvordan vi bedst kan hjælpe, og hvor vores hjælp skal målrettes.”

På den måde er dokumentationen af resultater med til at udvikle og målrette indsatserne. Fx har målingerne været med til at synliggøre, at musikterapi har haft en god virkning for deltagerne. Det har fået Enghaven til at rekruttere medarbejdere med kompetencer inden for dette område. ”Det handler om hele tiden at holde os selv op på, hvad det er for aktiviteter, der virker, og hvad vi derfor skal satse på. Det handler både om, hvad beboerne siger virker, og hvad vi selv kan se virker”, fortæller centerleder Lone Lundsgård.

Centret måler ikke blot på borgernes udvikling, mens de er indskrevet, men også på resultaterne af tilbuddets indsatser efter endt ophold – de langsigtede resultater. Dette er især muligt, fordi flere beboere efter endt ophold tilknyttes et bostøttetilbud (§ 85-virksomhed). Fremadrettet planlægger man at styrke denne del af dokumentationen for at generere yderligere viden om, hvad der virker for beboerne – også på langt sigt.