Forside » Resultatdokumentation » Anvendelse af dokumentation

Anvendelse af dokumentation - Hvad kan vi lære?

Håndbogens kapitel 6 beskriver sjette fase i arbejdet med resultatdokumentation.

Sjette fase handler om, hvordan I bruger den indsamlede dokumentation til læring om, hvordan jeres indsatser kan skabe bedre resultater for jeres borgere.

Kapitel 6 anvendelse af dokumentation

 Den fulde beskrivelse af faserne findes i håndbogen, som kan downloades her. 

Kapitel 6 har til formål at give jer  forslag til, hvordan I kan anvende resultatdokumentation til at styrke vidensgrundlaget for og gennemførelsen af jeres indsatser.

Huskeliste til anvendelse af dokumentation

Kapitlet giver jer et indblik i, hvad I skal være opmærksomme på mht. anvendelsen af jeres dokumentation. Vær bl.a. opmærksom på om, 

  • I bruger dokumentationen aktivt i dialogen med borgeren?
  • I bruger dokumentationen til at evaluere jeres indsatser?
  • I arbejder aktivt med at skabe personlig og organisatorisk læring på baggrund af dokumentationen?
  • I sammenholder data fra resultatdokumentation med økonomidata for at kunne prioritere mellem forskellige indsatser?
  • I bruger jeres dokumentation i jeres kommunikation til omverdenen, ikke mindst socialtilsynet, myndighed og andre samarbejdsparter?

Værktøj

Download proces- og mødeguide til afholdelse af lærings- og refleksionsmøder.

Læs hele artiklen

Sådan arbejder Mødrehjælpen med dokumentation

I Mødrehjælpen anvender man resultatbaseret arbejde på alle niveauer i organisationen.

Mødrehjælpen er en socialhumanitær organisation, der rådgiver og støtter børnefamilier i en svær situation. Mødrehjælpen leverer forskellige sociale indsatser, rådgivnings- og behandlingsforløb inden for forskellige områder.

Dokumentationssystem skaber læring på alle niveauer i Mødrehjælpen

I Mødrehjælpen har man etableret en ’dataslange’ (dokumentationssystem) som løbende leverer dataudtræk på bruger-, team- og ledelsesniveau for organisationens indsatser (projekter). Målet er at skabe læring på alle niveauer i organisationen, og rapporteringen er tilpasset det organisatoriske niveau, den skal anvendes på. Til at dokumentere indsatserne anvendes validerede skalaer og erfaringsbaserede spørgsmål til at måle brugernes udvikling på en række indikatorer, mens de indgår i indsatsen.

På brugerniveau skabes og anvendes resultatdokumentationen direkte i dialogen med brugeren.  Herudover gennemfører man en struktureret opsamling på den enkelte brugers udvikling og identificerer opmærksomhedspunkter og formulerer konkrete strategier.

På teamniveau udarbejdes månedlige resultatlister, der viser udviklingen for de brugere, der har afsluttet en fase i indsatsen. Brugernes udvikling diskuteres i teamet på baggrund af resultatlister og faglig viden. Her kigger man på, om der er en gruppe, som slet ikke rykker sig på de relevante parametre (fx handlekompetencer), og eventuelle problemer i indsatsen diskuteres. Man bruger det også til supervision og faglig sparring mellem medlemmer af teamet.

På følgegruppe- eller styregruppeniveau udarbejdes kvartalsvise rapporter, der samler op på afdelingernes og projekternes resultater – fx den samlede progression for brugerne. Det giver mulighed for opsamling på problemer i indsatsen og for evt. metodiske justeringer.

På chefgruppeniveau udarbejdes kvartalsvise statusrapporter samt årsrapporter om projektets resultater for de brugere, som har afsluttet forløbet i perioden. Det giver mulighed for sammenligning på tværs af indsatstyper og identifikation af behov for strukturelle ændringer, projektprioriteringer mv.

Dokumentationssystem - fra dialog med borgeren til ledelse og økonomistyring

’Dataslangen’ trækker med andre ord på de data og oplysninger, som indsamles i dialogen med den enkelte borger. Data samles og afrapporteres, så de er afstemt behovene på de forskellige organisatoriske niveauer i Mødrehjælpen: ”Vi starter på borgerniveau og hos den enkelte rådgiver. De udfylder skemaer fra start til slut i alle forløb. Vi spørger borgerne – det er ikke os, der vurderer. Vi bruger det som et dialogværktøj i samarbejde med den enkelte bruger. Vi kan følge deres udvikling og inddrager den viden i den daglige praksis. Data bliver aggregeret op på styregruppeniveau og chefniveau. Her kan man ikke identificere den enkelte borger eller medarbejder – vi bruger det ikke som kontrol, men som et arbejdsredskab. Men det betyder, at vi kan følge progressionen i de forskellige indsatser, og det er noget, vi bruger – på forskellig måde – i hele organisationen“, fortæller Trine Schaldemose, sekretariatschef i Mødrehjælpen.

På ledelsesniveau indgår resultatdokumentation også som en integreret del af økonomistyringen. Ved at kombinere gode resultatdata, klare indsatsbeskrivelser og en systematisk opgørelse af omkostningerne, som knytter sig til indsatserne, opnår Mødrehjælpen et effektivt redskab til at styre og planlægge kapaciteten i organisationen. ”Vi kan styre vores budgetter og vores udgifter, fordi vi hele tiden kan følge vores indsatser og de tilknyttede omkostninger meget nært – på månedsbasis“, fortæller Trine Schaldemose.

Det betyder samtidig, at Mødrehjælpen kan være meget tydelig om, hvilke ydelser man kan tilbyde, og hvad prisen er. Sekretariatschef, Trine Schaldemose, fortæller, at det er en stor fordel i forbindelse med ansøgninger og i samarbejdet med myndighed og andre samarbejdsparter: ”Vi er meget gennemsigtige i vores forhandlinger og ansøgninger. Det er nemt at se, hvilke resultater vi kan levere, hvordan vi opnår dem, og hvad det koster.”

En tæt økonomistyring giver også en sikkerhed og en gennemsigtighed vedrørende kapacitetsbehovet i forhold til de enkelte indsatstyper. Det er bl.a. med til at mindske usikkerheden for de medarbejdere, som er ansat i tidsbegrænsede stillinger. ”Det betyder, at vi meget tidligt og på fastlagte tidspunkter kan melde ud, hvad det fremadrettede behov er, og dermed om der er mulighed for at forlænge ansættelsen – det giver tryghed i jobbet“, fortæller Trine Schaldemose, sekretariatschef i Mødrehjælpen.

Sådan arbejder Specialbørnehjemmene Region Nordjylland med dokumentation

Specialbørnehjemmene i Region Nordjylland bruger resultatdokumentation og evaluering til at uddrage læring på tværs af tilbuddets afdelinger. Man bruger det også til at udpege områder, hvor man har behov for kompetenceudvikling

Specialbørnehjemmene i Region Nordjylland er et døgntilbud under servicelovens § 67 til børn og unge med betydeligt og varigt nedsat fysisk og/eller psykisk funktionsniveau i alderen 0-18 år.

Viceforstander Ulla Pedersen, Specialbørnehjemmene i Region Nordjylland, arbejder sammen med børnehjemmenes fire afdelingsledere og udvalgte medarbejdere på, at børnehjemmenes dokumentationspraksis giver anledning til læring og udvikling i hele tilbuddet.

”Når vi afholder audit, fx på vores individuelle planer, inddrager vi medarbejdere fra alle afdelinger. Det giver blandt andet anledning til drøftelser om, hvilke kompetencer vi mangler i forhold til de indsatser, vi tilbyder eller ønsker at tilbyde”, fortæller Ulla Pedersen. Viden fra afdelingernes dokumentationspraksis er med til at udpege, hvor Specialbørnehjemmenes kompetenceudviklingsmidler skal bruges. ”Vi sikrer os, at vi har kompetencerne til at kunne gennemføre indsatserne med så høj kvalitet, at det er udviklingsstøttende for borgerne”, siger Ulla Pedersen.

Medarbejdernes kompetencer sættes i spil ved hjælp af dokumentation
For at drage så stor nytte af kompetenceudviklingsindsatserne som muligt har Specialbørnehjemmene oprettet et ressourcekartotek, hvor det registreres, når en medarbejder uddannes eller opnår en særlig funktion. På denne måde kan den enkelte medarbejders kompetencer komme i spil på tværs af tilbuddets afdelinger.

Specialbørnehjemmene har desuden nedsat en arbejdsgruppe med fokus på dokumentation og kvalitetsudvikling. Arbejdsgruppen består af en udnævnt ressourceperson fra hver afdeling og Ulla Pedersen. ”Vores opgave er at tage imod nye krav og redskaber, bl.a. i henhold til dokumentation”, fortæller Ulla Pedersen. ”Vi arbejder med, hvordan de nye ting passer ind i netop vores afdelinger og indsatser, og så er det vigtigt, at vi får dem oversat på en måde, så de bliver anvendelige i afdelingernes travle hverdag.” På Specialbørnehjemmene er man især opmærksom på at få opsat de rigtige mål og delmål og gøre dem helt konkrete samt være skarpe på, hvor tit der skal dokumenteres: ”Vi prøver at gøre dokumentationen så simpel og enkel som overhovedet muligt. Det kræver ledelse at turde sortere i dokumentationen og finde frem til det væsentlige”, siger Ulla Pedersen. ”Det er fx relevant både for medarbejderne og for effektevalueringen, om noget skal måles hver dag, hver uge eller periodisk.”